Elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren
Seit dem 1. Januar 2023 ist der Einsatz vom Elektronischen Beantragungs- und Genehmigungsverfahren – Zahnärzte (EBZ) für alle Zahnarztpraxen Pflicht. Mit dem digitalen Verfahren für Behandlungspläne EBZ für die Leistungsbereiche Kieferbruch/Kiefergelenkserkrankungen, Kieferorthopädie, Parodontalerkrankungen und Zahnersatz wurde die herkömmliche Antragstellung per Papier abgelöst. Anträge sind elektronisch direkt und sicher über das sichere Mailverfahren „Kommunikation im Gesundheitswesen“ (KIM) an die Krankenkassen zu übermitteln. Die Krankenkassen senden ihre Genehmigungen bzw. Ablehnungen der Behandlungspläne ebenfalls nur auf elektronischem Wege an die Praxen zurück. Das PVS verarbeitet die Daten automatisch und ordnet diese der entsprechenden Patientenkartei zu. Änderungen, etwa bei der Höhe des Bonus oder der Festlegung des Festzuschusses bei Zahnersatz, werden direkt berücksichtigt – die gesamte digitale Prozesskette ist somit geschlossen! Ziel ist eine erhebliche Beschleunigung und Vereinfachung des Prozesses vom Antrag über die Genehmigung bis zum Behandlungsstart.
Die Teilnahme am EBZ ist für alle Vertragszahnarztpraxen verbindlich. Die Pflicht ergibt sich aus den Vorgaben des Gesetzgebers im SGB V und aus den daraus resultierenden Anpassungen des BMV-Z durch die Bundesmantelvertragspartner.
- Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI)
- bei Nutzung der Komfortsignatur: mindestens zwei eHealth-Kartenterminals
- ein Update des Praxisverwaltungssystems bzw. für jeden Leistungsbereich ein spezielles Modul
- KIM-Anbindung mit mindestens einer KIM-Mail-Adresse
- einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA), welchen der Zahnarzt für die qualifizierte elektronische Signatur benötigt
Im Rahmen einer Anschubfinanzierung haben Zahnarztpraxen (je Abrechnungsnummer) Pauschale(n) erhalten, die ihrer KZV bis zum 31.12.2022 die benötigten PVS-Module gemeldet und zu diesem Stichtag an der vertragszahnärztlichen Versorgung teilgenommen hatten. In 2023 erhielten nur noch erstmalig neu in die Versorgung eintretende vertragszahnärztliche Praxen und Einrichtungen die entsprechenden Pauschalen.
In Fällen, in denen eine digitale Übermittlung aufgrund technischer Störungen nicht möglich ist, kann der Vertragszahnarzt einen mittels Stylesheet nach Anlage 14c BMV-Z erzeugten papiergebundenen, unterschriebenen Ausdruck des Behandlungsplans an die Krankenkasse versenden. Eine nach Behebung der Störung zusätzliche Übermittlung des Antrags in elektronischer Form findet nicht statt. Änderungsanträge, Mitteilungen o. Ä., die auf den ursprünglich als Ausdruck übermittelten Antrag Bezug nehmen, sind elektronisch zu stellen.
Wenn der eHBA nicht funktionieren sollte, können elektronische Anträge im Ausnahmefall mit einer SMC-B signiert werden.
Mit dem digitalen Heil- und Kostenplan (HKP) für prothetische Versorgungen gehen geänderte Befund- und Therapiekürzel einher. Die Änderungen sind nicht kompliziert und betreffen abgesehen von "bw", "pkw" und "t2w" vorrangig Suprakonstruktionen. Deren Kürzel sind jetzt strukturierter.
Im Leistungsbereich Kieferorthopädie bringt das EBZ ebenfalls Neuerungen. Das frühere Papierformular sah viele Freitextfelder vor. An ihre Stelle treten im digitalen Antrag zunächst Felder mit hinterlegten Auswahllisten/Schlüssellisten, zum Beispiel für Diagnose, Therapie und Geräte, aus denen das Zutreffende auszuwählen ist. Erst wenn das Gesuchte nicht in einer Auswahlliste/Schlüsselliste zu finden ist, werden Angaben im Freitextfeld gemacht.
Seit dem 01.01.2025 stehen für das EBZ überarbeitete KFO-Schlüssellisten zur Verfügung. Für die Nutzung ist es unerlässlich, das entsprechende Update des KFO-Moduls zu installieren.
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KFO-Schlüsselliste
Ab 01.01.2025
Patienten wird durch das EBZ nicht mehr der herkömmliche und für Laien sehr komplexe Heil- und Kostenplan (HKP) ausgehändigt. Vielmehr erhalten sie eine Ausfertigung mit allen relevanten Inhalten in allgemeinverständlicher Form. Diese beinhaltet auch die erforderlichen Erklärungen des Versicherten bezüglich Aufklärung und Einverständnis mit der geplanten Behandlung. Die Behandlung sollte bei der Krankenkasse erst beantragt werden, wenn der Patient diese Information unterschrieben hat.